Personvernerklæring

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

Sist endret: 1. juni 2018

1 INNLEDNING

Denne Personvernerklæringen er utarbeidet av EKP ( heretter kalt Pensjonskassen) for å sørge for at du får:

  • den informasjonen vi er pålagt å gi deg
  • informasjon som er nødvendig for at du skal kunne utøve dine rettigheter

Den rettigheter er nedfelt i norsk personvernlovgivningen som bygger på EUs personvernforordning (også kalt «EU General Data Protection Regulation» eller «GDPR«.

Personvernerklæringen gir deg informasjon om:

  • hva en personopplysning er
  • hvordan pensjonskassen behandler personopplysninger
  • hva formålet med behandlingen er
  • grunnlaget for den behandlingen vi utfører.

I tillegg inneholder Personvernerklæringen informasjon om hvilke rettigheter du har etter gjeldende personopplysningslovgivning og hvordan du kan gå frem dersom du ønsker å bruke disse.

 

2 GENERELT OM PERSONOPPLYSNINGER

En personopplysning er en opplysning eller en vurdering som kan knyttes til en enkeltperson eller en mindre gruppe av mennesker. Navn, telefonnummer, adresse og e-postadresse er eksempler på hva som kan anses for å være en personopplysning.

 

3 PENSJONSKASSEN SIN ROLLE SOM BEHANDLINGSANSVARLIG

Pensjonskassen er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger. Når vi behandler (det vil si samler inn, lagrer eller på andre måter håndterer) personopplysninger, er det vi som i første rekke er ansvarlig for å etterleve bestemmelsene som fremgår av gjeldende personopplysningslovgivning. I korthet innebærer dette at vi må sørge for å ha et behandlings­grunnlag, at du som kunde får tilstrekkelig informasjon om behandlingen og at personopp­lysningene dine er tilstrekkelig sikret, slik at uvedkommende ikke får tilgang til dem.

 

4 HVILKE PERSONOPPLYSNINGER SAMLER VI INN OG BEHANDLER OM DEG OG HVA ER FORMÅLET MED DENNE BEHANDLINGEN?

 4.1 Tjenester

I forbindelse med opptjening av din pensjonsrett etter hovedtariffavtalen i KS-sektoren og administrering av kundeforholdet, vil vi samle inn og behandle følgende personopplysninger:

 Kontaktinformasjon.

  • Ditt fulle navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer og stilling. Vi behandler din kontaktinformasjon når vi administrere vårt kundeforhold til deg og for å oppfylle din pensjonsavtale med arbeidsgiver. Navn og adresse kontrolleres løpende mot folkeregisteret.

Opptjening

  • Stillingsopplysninger som lønn, stillingsprosent, stillingstype med løpende endringer.

Pensjon:

  • Ved pensjonering registreres også skattekort, lønnskonto opptjening i folketrygden, inkludert privat AFP.
  • Dersom du har rett til barnetillegg, vil barn registreres med fødselsnummer.
  • Ved død og du har gjenlevende med rett til pensjon, registreres dette i henhold til søknad.

4.2 Markedsføring

Pensjonskassen benytter ikke registrerte data til markedsføring.

4.3 Andre offentlige pensjonsordninger

Alle offentlige pensjonsordninger er forpliktet til å være med i overføringsavtalen. For at du skal få riktig pensjon opplyser vi den som skal utbetale din pensjon om hvilke rettigheter du har opptjent i pensjonskassen.

 

5 HVA ER BEHANDLINGSGRUNNLAGET

Data registreres i henhold til din arbeidsavtale med arbeidsgiver som har dekket pensjons­forpliktelsene etter hovedtariffavtalen i KS-området i pensjonskassen. Data skal bare benyttes til å betjene dine rettigheter i henhold til gjeldende regelverk ved opptjening og pensjonering, være seg uførhet, alder eller gjenlevende.

 

6 UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER OG BRUK AV DATABEHANDLERE

Dine personopplysninger kan ved lovbestemt opplysningsplikt bli utlevert til offentlige myndigheter, og til de myndighetsorganer som måtte kreve dette i medhold av gjeldende rett.

Vi benytter oss av forskjellige IT-leverandører. Vi har inngått databehandleravtaler med disse IT-leverandørene som pålegger de aktuelle selskapene å sørge for at personopplysninger som disse IT-leverandørene behandler på vegne av oss er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende og at de heller ikke brukes til andre formål.

 

7 HVOR LENGE VIL VI OPPBEVARE DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi vil slette eller anonymisere personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for beregning av en pensjonsrett du har opptjent. I praksis ser det ut til å være 13 år etter din død, da rett til gjenlevendepensjon først da er helt foreldet.

Personopplysningene angitt i punkt 4.1 i Personvernerklæringen vil bli behandlet og lagret så lenge det foreligger et kundeforhold, samt i det tidsrommet som følger av lovpålagte krav, slik som bokføringslovgivningen og forsikringsvirksomhetsloven.

 

8 HVILKE RETTIGHETER HAR DU?

Du har følgende rettigheter i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger:

  • Retting/korrigering: Dersom personopplysningene vi besitter om deg er uriktige, kan du når som helst ta kontakt og kreve at vi retter opp i disse. Du ar tilgang til dine data på elverumpensjon.no med innlogging med BankID. Du finner de samme dataene ved www.storebrand.no, da IT-tjenestene for tiden kjøpes derfra. Det er samme sikkerhet der.
  • Innsyn: Du kan ta kontakt om du ønsker å vite mer om hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Merk imidlertid at din rett til innsyn ikke gjelder for opplysninger som det i lov eller med hjemmel i lov er underlagt taushetsplikt for.
  • Sletting: Kan ikke gjennomføres da de relevante personopplysningene er nødvendige for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.
  • Begrensning av behandlingen: Da medlemskapet i offentlig tjenestepensjon er pålagt, og data som er registrert bare benyttes til dette formålet, kan vi ikke se at det foreligger rett til begrensning av behandling.
  • Protest mot behandlingen: Dersom din henvendelse er basert på din særlige situasjon (eksempelvis et særlig behov for beskyttelse av din identitet), kan du protestere mot behandlingsaktiviteter som vi foretar på grunnlag av interesseavveiningen i GDPR artikkel 6.1(f). Dette gjelder imidlertid ikke hvis det foreligger tungtveiende og berettigede grunner for behandlingen som går foran hensynet til den registrertes interesser eller at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. Slikt krav må fremmes gjennom den arbeidsgiver som har din pensjonsordning i pensjonskassen.
  • Dataportabilitet: Det er din arbeidsgiver som kan endre leverandør for sin tjenestepensjon. Som medlem kan du derfor ikke kreve dataene overført til andre.

Dersom du ønsker å gjøre en av dine rettigheter gjeldende kan du ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du nederst på siden. Vi gjør oppmerksom på at vi kan bli nødt til å be deg om å identifisere deg og eventuelt å benytte en annen kommunikasjonskanal ettersom vi kan ha et behov for å sikre at du er den du utgir deg for å være.

 

9 HVA GJØR VI FOR Å SØRGE AT DINE PERSONOPPLYSNINGER ER SIKRET?

Som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger har vi det overordnede ansvaret for å sørge for at dine personopplysninger behandles og oppbevares på en sikker måte. Dette innebærer at vi må treffe tekniske og organisatoriske tiltak som er egnet til å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Av sikkerhetsmessige grunner er det begrenset hvor mye vi kan utdype om hvilke tekniske sikkerhetstiltak vi har gjennomført og etablert. Vi kan imidlertid si at alle våre ansatte er pålagt taushetsplikt om dine personopplysninger hvor dette er nødvendig og at vi har truffet tiltak for å sikre integriteten og tilgjengeligheten av dine personopplysninger.

 

 10 DATATILSYNET OG GJELDENDE PERSONOPPLYSNINGSLOVGIVNING

For å føre tilsyn med virksomheters behandling av personopplysninger er det opprettet et Datatilsyn. Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger kan du sende en klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjonen til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside http://www.datatilsynet.no.

Den til enhver tid gjeldende personopplysningslovgivning er tilgjengelig på http://www.lovdata.no.

11 ENDRINGER

Vi kan fra tid til annen revidere denne personvernerklæringen som følge av at vår behandling av personopplysninger endrer seg eller som følge av ny personopplysningslovgivning. Når personvernerklæringen endres vil en oppdatert versjon publiseres på vår hjemmeside. Vi anbefaler at du fra tid til annen ser gjennom personvernerklæringen når du besøker vår hjemmeside.

 

12 KONTAKTINFORMASJON

Du er alltid velkommen til å kontakte oss dersom du har spørsmål om dine personvernrettigheter og hvordan vi registrerer og bruker personopplysninger. Kontaktinformasjon finner du på vår hjemmeside, www.elverumpensjon.no. Du kan også ta kontakt gjennom arbeidsgiver.